شرح وظایف دبیرخانه :

-اجراي دقیق آیین نامه ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ضوابط مربوطه

-ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه هاي وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در دفاتر مربوط

-تحویل، تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات براي ارجاع به مقام هاي مافوق و واحد اقدام کننده و پیگیري آنها

-ابلاغ دستورات صادره از مدیر به اشخاص ذي ربط و واحد هاي تابعه بر حسب خط و مشی تعیین شده و در صورت لزوم پیگیري آنها

-حفظ و نگهداري نامه ها ، اوراق ، اسناد ، مدارك و پرونده ها مطابق مقررات و اصول بایگانی

-پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور

-انجام سایر امور محوله از سوي مقام مافوق در چهارچوب وظایف

-دریافت نامه ها از کلیه ادارات و ارسال نامه ها به ادارات مربوطه

-ارجاع نامه هاي دریافتی به شهردار

-ثبت کلیه نامه ها پس از پاراف و ارسال آن به واحدها

 -ثبت خلاصه مشخصات نامه هاي داخلی و خارجی وارده و صادره در اتوماسیون اداري

-امتناع از تحویل پرونده به مشتریان